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La risposta telefonica al centralino aziendale

► Centralini aziendali: i biglietti da visita delle aziende

Al giorno d’oggi, qualsiasi impresa che voglia definirsi moderna deve avere un centralino aziendale efficiente. Questo perché la risposta telefonica al centralino è il biglietto da visita dell’azienda. Quante volte abbiamo infatti telefonato a una società e, già dopo pochi secondi, abbiamo avuto un’idea chiara dei valori e una misura precisa dell’attenzione verso il mondo esterno di quell’organizzazione?

Senza contare che la risposta telefonica che si riceve al centralino aziendale influenza profondamente l’umore di chi chiama. E se dall’altro capo del telefono, in quel momento, ci fosse un potenziale cliente? Che immagine darebbe un’azienda i cui centralinisti o centraliniste fornissero una risposta telefonica poco professionale o addirittura scortese?

Pertanto, garantire un servizio telefonico di centralino efficiente è un obbligo di vitale importanza per ogni società o ente.

PhonEtica, attraverso la divisione Business Concierge, realizza servizi di centralino aziendale remoto che riescono a coniugare un alto livello qualitativo di risposta telefonica con una tecnologia innovativa brevettata a livello europeo. Le società clienti di PhonEtica possono richiedere a Business Concierge un centralino remoto totale – gestione della risposta telefonica completa – oppure un centralino remoto overflow – gestione della risposta telefonica solo per picchi di chiamate.

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► Centralini aziendali: le caratteristiche ideali

In generale, un centralino aziendale di qualità deve garantire:
  • professionalità da parte dei centralinisti e delle centraliniste;
  • rapidità nel fornire le informazioni richieste dal chiamante;
  • precisione delle informazioni rilasciate;
  • affidabilità tecnica.
PhonEtica, leader nel business process outsourcing delle comunicazioni telefoniche, realizza servizi di centralino aziendale remoto. Le soluzioni in outsourcing di PhonEtica assicurano una risposta telefonica di qualità e un aiuto concreto per il business e per l’immagine delle aziende clienti.

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Centralini aziendali: come misurarne la qualità

Esistono indici pratici che danno la misura della qualità dei centralini aziendali. Per esempio, un centralino aziendale ha un alto livello qualitativo se:
  • la risposta telefonica avviene entro tre squilli.
  • i centralinisti rispondono con una formula di cortesia, come: “Nome azienda, saluto, nome centralinista, dichiarazione di disponibilità all’ascolto”. Un esempio: “PhonEtica, buongiorno, sono Alessandro, come posso aiutarLa?”.
  • il chiamante non resta a lungo in attesa di risposta per le richieste che ha fatto al centralinista.
  • i centralinisti fanno domande per capire le richieste del chiamante e ascoltano con attenzione le sue risposte.
  • quando il chimante chiede di una persona assente, il centralinista manda un messaggio (sms o e-mail) alla persona cercata, indicando il nome del chimante, il suo numero telefonico e il motivo della sua chiamata.
  • i centralinisti non rivelano informazioni riservate, salvo autorizzazioni.
  • in chiusura di chiamata, i centralinisti ringraziano l’interlocutore – chiamandolo per nome – e lo salutono con un augurio. Per esempio: “Grazie per la Sua chiamata, Signor Rossi, Le auguro una buona giornata".
PhonEtica, tramite l'esperienza della sua dvisione Business Concierge, specializzata in servizi telefonici inbound, offre alle aziende italiane soluzioni per centralini aziendali che garantiscano una risposta telefonica di qualità.

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